GESTION DU TEMPS : comment l’optimiser ? 2ème partie (Juin 2018)

2ème partie – Cerner sa problématique de gestion du temps

Une fois posés les freins qui peuvent enrayer la machine – et qui expliquent que les « trucs » et autres méthodes toutes faites ne donnent pas toujours les résultats escomptés, il est intéressant de découvrir en quoi la manière dont nous appréhendons le monde qui nous entoure, les autres et nous-mêmes peut avoir une influence sur notre gestion du temps.
En effet, en prenant conscience de l’influence des messages dits « contraignants », la personne verra sa manière de gérer le temps sous un jour nouveau, ce qui lui permettra, dans un deuxième temps et si elle ressent des effets négatifs, de s’en extraire afin de modifier plus ou moins radicalement ses comportements.

– L’influence des « messages contraignants »

Taibi KAHLER et Hedges CAPERS révèlent, dans leur article « Le mini-scénario » paru en 1974, l’existence de cinq messages contraignants qui peuvent influencer notre identité : « sois parfait », « fais effort », « dépêche-toi », « fais plaisir » et « sois fort » (cf. notre lettre de juin 2013).
Ils expliquent comment la personne qui a intégré un ou plusieurs de ces cinq messages se voit entraînée, de façon stéréotypée, dans des comportements qui se traduiront, entre autres, par une gestion du temps quelque peu chaotique.
L’on peut dessiner en quelques mots les caractéristiques les plus fréquentes d’une personne soumise à l’un ou l’autre de ces messages :

• Dépêche-toi :
  La personne croit qu’elle doit tout faire vite, quelquefois au détriment de la qualité. Elle parle et agit vite, regarde fréquemment sa montre, ou pianote impatiemment. Se plaignant sans cesse de manquer de temps, et travaille dans l’urgence. Elle a même tendance à différer son travail (la fameuse « procrastination ») pour tout faire au dernier moment.
• Sois fort :
  La personne accepte toutes les tâches, même celles qui présentent un niveau de difficulté excessif car les refuser signifierait pour elle révéler ses faiblesses. Par conséquence, elle ne « s’écoute » pas, se surmène et vit en tension permanente.
• Sois parfait :
  La personne lutte pour arriver à la perfection et attend des autres qu’ils fassent de même. Elle fait et refait plusieurs fois les tâches qu’elle a à accomplir, et contrôle sans cesse son travail et celui des autres. Cette exigence disproportionnée l’amène à passer trop de temps sur les détails. Elle a du mal à se fixer des priorités et à aller à l’essentiel. Enfin, il lui est extrêmement difficile de déléguer et a tendance à vouloir tout faire elle-même, ce qui accroît encore sa charge de travail.
• Fais plaisir :
  La personne perd beaucoup de temps en contacts inutiles, ne sachant pas écourter des conversations qui s’étirent. Incapable de dire non, elle se laisse envahir par toutes les demandes et ne peut donc les satisfaire à temps, ce qui alimente son sentiment d’impuissance. Cette tendance à tout accepter l’amène à se laisser guider par les autres ou les événements, sans se fixer de priorités quand il le faudrait.
• Fais effort :
  La personne apparaît comme désordonnée et pagailleuse. Elle fait plusieurs choses en même temps, mais celles-ci n’aboutissent pas toujours. Cette propension à « passer du coq à l’âne » peut la faire apparaître comme instable. La quantité de travail étant plus importante à ses yeux que le résultat, elle aura tendance à ne pas respecter ses rythmes biologiques.

La mise en place de « messages positifs »

Après avoir identifié le type de problématique qui la concerne, la méthode résolutoire va consister à substituer aux messages « contraignants » des « messages positifs » qui en prennent le contrepied.
Il est néanmoins important de noter que, en cas d’influence de plusieurs messages contraignants, il sera nécessaire de se focaliser dans un premier temps sur un seul d’entre eux, puis, une fois les comportements concernés par cette problématique modifiés, passer à un autre message. Mais si elle subit l’impact de plus de deux messages contraignants, la personne aura tout intérêt à demander une aide extérieure (coaching par exemple), qui l’aidera à travailler à cette prise de conscience et à la mise en place de nouvelles options.

Ainsi, pourront être mis en place les messages positifs suivants :

• Au lieu de « Dépêche-toi » :
  « Fixe-toi des priorités » et « Commence plus tôt »
• Au lieu de « Sois fort » :
  « Sois ouvert » et « Demande de l’aide »
• Au lieu de « Sois parfait » :
  « Sois réaliste » et « Accepte les erreurs »
• Au lieu de « Fais plaisir » :
  « Pense aussi à toi » et « Ose dire non »
• Au lieu de « Fais effort » :
  « Réussis ce que tu entreprends » et « Sois satisfait de ton travail »

La distinction entre « l’urgent » et « l’important »

Une autre problématique très fréquente – et parfois liée à l’impact d’un des messages contraignants cités plus haut – est le manque de discernement entre l’urgence et l’importance. En effet, quand tout est « urgent et important », plus rien de l’est…
Or, ces deux critères présentent un double intérêt : d’une part ils peuvent être définis de façon très précise, et d’autre part ils sont applicables à toute personne exerçant la même activité dans les mêmes conditions, quelle que soit l’influence de son mini-scénario ; l’on peut donc les qualifier de « rationnels ».
C’est ainsi que, au lieu de procéder à des arbitrages basés sur des critères propres à chacun tels que l’attrait, l’habitude, la difficulté, la durée… de la tâche, la réflexion va se baser sur la qualification du travail à accomplir en termes de :

• Importance, à savoir ce qui est considérable en valeur ;
• Urgence, à savoir ce qui ne peut être différé, qu’il est absolument nécessaire de faire tout de suite.

Restera à définir quelle est la valeur retenue pour servir de référence à l’évaluation de l’importance – valeur différente en fonction du métier exercé – et le curseur retenu pour servir de référence à l’évaluation de l’urgence – de la minute, voire de la seconde, à l’heure, ou au jour…

Nous explorerons donc, dans notre prochain numéro de juillet/août et avant de prendre nos bonnes résolutions de la rentrée de septembre, comment nous pouvons hiérarchiser nos tâches à travers ces deux critères, afin d’enfin choisir et non subir sa gestion du temps.