GESTION DU TEMPS : comment l’optimiser ? 3ème partie (Juillet et Août 2018)

Nous avons exploré, lors de nos deux numéros précédents, et grâce à l’éclairage que nous apporte l’Analyse Transactionnelle, comment nos problématiques de gestion du temps sont soumises à la manière dont nous appréhendons le monde, notre identité profonde, résumée sous le vocable de « mini-scénario ».
Nous avons démontré que, de notre point de vue, il ne peut y avoir d’amélioration en la matière sans avoir dans un premier temps exploré les raisons pour lesquelles « ça coince ». Nous rappelons donc à nouveau que toute démarche visant à choisir et non subir sa gestion du temps – que nous allons approfondir maintenant – doit reposer sur un diagnostic précis permettant de cibler les points sur lesquels il convient d’intervenir.

Hiérarchiser ses tâches

Nous abordons là l’un des fondamentaux d’une gestion du temps réussie : hiérarchiser ses tâches, c’est-à-dire les classer consciemment afin d’exécuter au bon moment la tâche la plus propice.
En effet, nombre de personnes orientent leurs choix non à partir des deux seuls critères « rationnels » que sont l’importance et l’urgence (cf. notre lettre de juin 2018), mais en se basant sur des critères « irrationnels » tels que l’attrait (j’aime ou je n’aime pas) ; la nature de la tâche (à l’intérieur/à l’extérieur ; demandant de la concentration ou non ; faisant appel à l’imagination ou très cartésienne…) ; l’habitude (je fais parce que j’ai l’habitude de faire comme cela) ; la durée de la tâche (je fais ce qui va vite ou au contraire je fais ce qui demande plus de temps) ; la date d’entrée en stock (je fais ce qui vient de m’être confié ou au contraire je fais ce qui est resté en suspens depuis longtemps)…etc..

Il s’agit donc de laisser de côté notre mode de fonctionnement habituel et d’analyser l’ensemble des éléments qui constituent notre emploi du temps à l’aune des deux critères rationnels (importance et urgence), afin d’obtenir un classement allant « du plus important au moins important », combiné à un classement allant « du plus urgent au moins urgent ».
Ceci établi, l’on fusionnera ces deux classements afin de créer une distinction précise de nos différentes tâches en fonction de leur degré à la fois d’importance et d’urgence.
Bien entendu, ce travail – qui peut paraître quelque peu fastidieux – est facilité lorsqu’il est conduit avec l’aide d’un consultant spécialisé.

Cette analyse une fois réalisée, se pose la question de savoir par où commencer, puisque nous nous trouvons face à quatre types de tâches : les « très importantes/très urgentes » (Groupe 1) ; les « très importantes/peu urgentes » (Groupe 2), les « peu importantes/très urgentes » (Groupe 3) et les « peu importantes/peu urgentes » (Groupe 4).
Voici ce que nous préconisons :

• Groupe 1 : à réaliser en premier car ce sont des activités prioritaires qui doivent être accomplies avant toute autre !
• Groupe 2 : à réaliser ensuite. Comme ce sont des activités d’avenir, il est primordial de fixer un délai de réalisation avant que ces tâches ne deviennent urgentes à leur tour. Sinon le risque encouru consiste à toujours travailler dans le stress provoqué par l’urgence.
• Groupe 3 : c’est le groupe sur lequel l’on rencontre le plus de difficulté, notamment pour les personnes qui ont tendance à considérer que l’urgence détermine tout. Il faut au contraire ne les réaliser que s’il n’y a pas de tâches de type 1 ou 2 et si ce n’est pas le cas, déléguer ou reporter.
• Groupe 4 : à réaliser en dernier car on peut les considérer comme des stocks de travaux à reporter pour des périodes plus calmes. Autre option si cela est possible : déléguer voire supprimer.

Cette gestion des priorités est sans conteste la base d’une gestion du temps plus efficace, et va permettre ensuite d’aller « piocher » dans les différents outils disponibles ceux qui sont les plus pertinents en fonction de son identité et de ses problématiques d’une part, et de son activité (professionnelle ou non) d’autre part.

Les outils de l’efficacité

A nouveau, nous alertons le lecteur sur le côté « catalogue » que peut avoir cette liste d’outils. Tous ne sont pas pertinents pour tout le monde, et leur utilisation doit être combinée à une analyse précise de ses propres besoins.

Revoir certains de ses comportementaux :

Cet axe d’amélioration est primordial pour les personnes soumises à l’un ou plusieurs des cinq messages contraignants (cf. notre lettre de juin 2018).

• Apprenez à dire non sans heurter afin de ne pas vous laisser envahir par les sollicitations intempestives de votre entourage personnel ou professionnel ;
• Mettez en place une stratégie d’isolement si besoin, lorsque vous devez accomplir un travail demandant réflexion ou concentration ;
• Sachez formuler une demande pour obtenir l’aide ou le support nécessaires ;
• Pensez à déléguer, indispensable pour tous, mais bien sûr au premier chef pour toute personne en situation de management (cf. nos lettres d’avril et mai 2017)
• Maîtrisez votre stress, utile dans les moments de surcharge (cf. notre lettre de mars 2010).

Adopter les bons outils :

Nous en avons sélectionné quelques-uns qui nous paraissent être les plus universels.

• Utilisez convenablement la « to-do » list : elle permet de planifier ce qui peut l’être, mais attention à la combiner avec la hiérarchisation des activités pour éviter de reporter jour après jour les mêmes tâches et créer ainsi un sentiment de frustration ;
• Organisez votre classement : que ce soit pour des documents papier ou dématérialisés, ainsi que pour vos emails, n’attendez pas pour détruire ce qui n’a pas d’importance et classez ce qui doit l’être ; seuls les éléments « en cours » ne doivent pas faire l’objet d’un classement ;
• Téléphonez efficacement : autant pour vous que pour votre interlocuteur, allez à l’essentiel et sachez conclure ;
• Menez à bien vos entretiens : la préparation et la prise de notes sont gages de gain de temps ;
• Optimisez votre présence en réunion : votre participation à une réunion doit apporter – à vous-même ou autres personnes présentes – une véritable valeur ajoutée. Pensez-y avant de l’inscrire à votre agenda !

Nous espérons que ces trois numéros portant sur la gestion du temps vous permettront d’aborder la rentrée dans la plus grande sérénité, et vous souhaitons d’ici là de passer un très bon été.

Rendez-vous en septembre !