Dans notre lettre d’avril, nous avons abordé les différentes méthodes de délégation, et conclu sur un petit test permettant d’évaluer votre aptitude à déléguer. Nous allons maintenant aborder la question de la délégation de manière plus opérationnelle, à travers des exemples et des conseils.
LES NIVEAUX DU MANAGEMENT DELEGATIF
- « Fais exactement comme je te dis » ou « Suis précisément mes instructions »
C’est un ordre, il n’y a aucune liberté d’action.
- « Faîtes des recherches et décrivez-moi la situation, je prendrai une décision en vue des éléments rapportés »
Vous demandez une enquête sur le sujet et l’analyse qui en découle mais vous gardez la responsabilité pour évaluer des options afin de prendre la bonne décision.
- « Faîtes les recherches et décrivez-moi la situation et nous prendrons une décision ensemble »
Cela encourage la prise de décision commune.
- « Décrivez-moi la situation et l’aide dont vous avez besoin pour l’évaluer et la gérer et nous déciderons »
Cela laisse envisager davantage d’opportunités pour analyser et prendre les décisions communément à partir du moment où les deux parties sont d’accord.
QUELQUES CONSEILS
- « Faîtes-moi part de votre analyse de la situation (raisons, options, avantages et inconvénients) et vos recommandations ».
Vous demandez des recommandations à votre collaborateur tout en gardant le contrôle final.
- « Décidez et communiquez-moi votre décision et faites le nécessaire pour la mettre en place à moins que je vous indique le contraire avant le (date/heure) »
Votre collaborateur commence à contrôler l’action.
- « Décidez et assumez-en les responsabilités. Vous n’avez pas besoin de vérifier avec moi »
C’est ici que réside la plus grande forme de liberté que vous pouvez donner à un de vos collaborateurs alors que vous souhaitez parallèlement garder la responsabilité du domaine d’activité. Cela implique que vous ayez une totale confiance dans les compétences et capacités de votre collaborateur.
- « Décidez à quel moment il faut agir et gérez la situation de la manière la plus appropriée. C’est votre domaine de responsabilité maintenant ».
La plus grande forme de liberté accordée à votre collaborateur peut cependant rarement être utilisée sans impliquer un changement formel dans sa définition de fonction.
SES AVANTAGES
- La délégation est un facteur important de motivation et d’autonomie pour vos collaborateurs ;
- La délégation permet de responsabiliser vos collaborateurs en les incitant à les laisser mener seuls un projet à bout ;
- Si la délégation fonctionne, vous allez certainement vous rendre compte que votre temps est utilisé de manière plus productive ;
- Il y a plus de chances pour que votre équipe produise des solutions innovatrices et des systèmes efficaces ;
- Vos collaborateurs ont la possibilité d’améliorer leur niveau de compétences.
SES LIMITES
- Vous devez faire preuve de beaucoup de discrétion afin de laisser votre équipe ou votre collaborateur s’épanouir et réaliser les objectifs des missions confiées mais également ceux liés à la posture délégataire ;
- Il existe un risque de désorganisation de la hiérarchie dans la mesure où certains centres de décision « secondaires » peuvent prendre le pas sur les « principaux ». Notons ici l’importance des réseaux informels de communication qui se créent dans les entreprises ;
- Un risque de circulation d’informations contradictoires existe en cas de désaccord entre vous et votre collaborateur – ce qui est source d’inefficacité ou de conflits si cette question n’est pas gérée dès le début.
SES FACTEURS DE REUSSITE
- Définissez la mission
Assurez-vous que vous disposez de l’ensemble des informations qui sont nécessaires à sa définition ;
- Déléguez la mission à un de vos collaborateurs
Cela encourage le sens des responsabilités et développe la motivation ;
- Choisissez la bonne personne
En fonction de leurs compétences, de leurs capacités, de leurs centres d’intérêts mais aussi leurs souhaits de développement personnel. Méfiez-vous de ne pas toujours déléguer aux mêmes dans votre équipe de travail sous prétexte de résultats garantis. Cela peut générer un surcroît ingérable de travail pour ceux qui ont été désignés et de la frustration et du ressentiment pour le reste de l’équipe. Dans la mesure du possible, assurez-vous que chaque membre de votre équipe dispose de son lot de missions déléguées ;
- Identifiez les éventuels besoins en formation
Assurez-vous que votre collaborateur sera en mesure de compléter le projet le plus efficacement possible. Si un besoin en formation existe, mettez-le en place le plus rapidement possible ;
- Considérez les ressources nécessaires
Prenez en compte toutes les ressources (humaines, financières, techniques) nécessaires au bon déroulement du projet ;
- Donnez des instructions claires à votre collaborateur
Expliquez précisément la mission et les raisons attenantes ; le pourquoi du projet et les raisons qui vous ont poussé à choisir la personne désignée ;
- Précisez les résultats attendus
Cela inclue par exemples des dates butoirs (points de contrôle et date de fin) ;
- Déléguez responsabilité et autorité
Cela implique que vous devez spécifier le quoi, pourquoi et quand, et laisser votre collaborateur décider du comment.
- Discutez le soutien disponible
Autant formel qu’informel ;
- Demandez à votre collaborateur de résumer l’ensemble de la demande
Cela permet de vous assurer que les instructions ont été comprises ;
- Développez un « contrat »
Ce n’est pas nécessairement un document écrit mais l’accord entre les deux parties détaillant les fondements de votre arrangement ;
- Informez votre collaborateur
Ainsi que les autres membres de l’équipe, vos supérieurs, etc.) ;
- Gardez un œil attentif mais non-intrusif sur le bon déroulement des opérations
Le plus souvent un compte-rendu récapitulant la semaine de travail est suffisant, ou alors la mise en place de réunions de contrôle. Assurez-vous de donner un avis régulier et constructif sur la façon dont le projet évolue ;
- Favorisez la communication
L‘écoute active favorise le travail d’équipe ;
- Si vous n’êtes pas satisfait par les progrès, ne reprenez pas les rênes
Privilégiez plutôt les encouragements et assistez votre collaborateur à trouver des solutions aux problèmes et ainsi améliorer sa performance. Il est toujours conseillé de décourager vos collaborateurs à vous consulter sans avoir réfléchi au problème au préalable. Par exemple, demandez-leur la raison du problème et insistez pour que chacun présente deux solutions et leur préférence parmi les options présentées ;
- Évaluez et récompensez
Ne sous-estimez jamais le pouvoir des compliments et des remerciements.
